La Fondazione Legler per la storia economica e sociale di Bergamo ha sviluppato nel corso degli anni soluzioni volte a supportare le pubbliche amministrazioni nell’adempimento delle disposizioni normative in materia di gestione documentale e archivi.
Comuni, Ospedali, Istituti scolastici ed altri enti pubblici oltre a essere tenuti per legge alla corretta conservazione del proprio patrimonio documentale, sono depositari dell’evoluzione e del sapere storico, sociologico, statistico dei propri territori, destinati a diventare fonte privilegiata per lo studio del tessuto economico-sociale, la cui tutela costituisce da sempre la mission di fondazione.
Le proposte della fondazione, di seguito dettagliate, seguono l’iter completo della gestione documentale dalla creazione e fascicolazione degli atti allo scarto o conservazione permanente, passando attraverso il riordino, l’inventariazione e la digitalizzazione del documento, offrendo una gamma di servizi ad alta professionalità.
Servizio di riordino e inventariazione
La Fondazione Legler per la storia economica e sociale di Bergamo vanta un’esperienza ormai ventennale nel riordino, inventariazione e più in generale, nella gestione degli archivi. A partire dall’anno 1997 infatti, la fondazione ha svolto numerosi e importanti lavori di riordino ed inventariazione di archivi famigliari, di enti privati e pubblici, questi ultimi sempre a stretto contatto e di concerto con la Soprintendenza Archivistica per la Lombardia, deputata alla tutela e sorveglianza degli stessi, e nel pieno rispetto della normativa e degli standard di descrizione e di riordino.
Tutti i lavori sono svolti inoltre in piena collaborazione con il personale dell’ente committente, di modo da garantire la massima adesione alle esigenze esposte; per ogni caso è stilato un progetto dedicato, che tenga conto della situazione dell’archivio, dei desiderata dell’ente e delle contingenze della situazione.
Selezione e scarto documentale
La selezione d’archivio è l’operazione mediante la quale si provvede all’eliminazione dei documenti che hanno esaurito la loro validità giuridico-amministrativa e che, nello stesso tempo, si ritengono privi di interesse quali fonti per la ricostruzione storica. Tale eliminazione si rende necessaria per un’ordinata tenuta dell'archivio che eviti l'accumulo di masse ingenti di documentazione effimera, ma è al contempo una delicata operazione culturale mediante la quale si selezionano le fonti storiche che saranno a disposizione per ricerche future.
La proposta della fondazione segue l’intero iter della procedura di scarto, dalla selezione del materiale alla redazione dell’elenco da sottoporre all’approvazione della competente Soprintendenza fino alla consegna della documentazione da smaltire ad una ditta specializzata, che dovrà seguire le procedure di distruzione nel rispetto del Regolamento Generale di Protezione di Dati (Regolamento UE 2016/679 - GDPR).
Outsourcing
La fondazione, da sempre centro di concentrazione archivistico territoriale, mette a disposizione il servizio di conservazione in outsourcing di archivi di enti pubblici e privati. Questo servizio è particolarmente importante per quegli enti che, non disponendo di spazi adeguati alla conservazione degli archivi, si trovano costretti a stipare la documentazione in cantine, solai e luoghi non idonei, rischiando di compromettere l’integrità dei documenti e rendendo disagevole il loro reperimento. Presso la fondazione gli archivi trovano collocazione in armadi scorrevoli di tipo Compactus per una capienza totale di oltre 6.000 metri lineari, in locali adeguati secondo le vigenti leggi in materia di sicurezza e norme antincendio.
Il servizio di outsourcing comprende gli incontri con la Soprintendenza per l'approvazione al trasferimento, la stesura del contratto, la conservazione della documentazione e il servizio di reperimento delle pratiche fornite in originale o in copia, tramite scansione digitale. Nel canone è compreso il supporto di archivisti specializzati a storici, ricercatori e studenti che, previa autorizzazione dell’ente proprietario, possono consultare gli archivi presso gli spazi dedicati.
Manuale di gestione
Il Manuale di gestione del protocollo informatico e dei flussi documentali è uno strumento di governo fondamentale all’interno della macchina amministrativa degli enti pubblici; regolamenta infatti le politiche dell’ente in ambito documentale, abbracciando diversi aspetti: organizzativi, tecnologici, giuridici e archivistici. Esso pertanto deve giungere a descrivere le fasi operative del sistema per la gestione del protocollo informatico, dei flussi documentali e degli archivi, individuando – per ogni azione o processo – i rispettivi livelli di esecuzione, responsabilità e controllo.
In questo ambito si inserisce la proposta della fondazione che si propone di fornire un supporto alla stesura di tale manuale, obbligatorio per le pubbliche amministrazioni dal 2015, tramite diverse azioni coordinate con il personale dell’ente pubblico e sotto la vigilanza della Soprintendenza archivistica, deputata a valutare e approvare il Manuale.
A corredo e completamento di tale offerta la fondazione propone inoltre la formazione ad hoc negli uffici, un piano formativo che intende affrontare nel complesso le problematiche di base relative alla gestione documentale nell’ambito del servizio archivistico, con particolare rilievo agli aspetti normativi e pratici a cui tale gestione è soggetta.
Valorizzazione archivi storici
Un archivio non è solo il mero deposito della documentazione prodotta da un ente nell’esercizio della sua attività ma, soprattutto con il passare del tempo, diventa preziosa testimonianza di quello che l’ente è stato, dei suoi mutamenti ed evoluzioni. L’archivio così si trasforma da strumento di governo a bene culturale, assumendo una valenza di straordinaria importanza per ricostruire la memoria non solo dell’ente in questione, ma anche delle persone che ne sono state parte, del territorio e dell’epoca che lo ha contraddistinto.
Digitalizzazione
Il processo di trasformazione digitale che sta investendo il nostro Paese è spinto da disposizioni ministeriali che incoraggiano imprese e pubbliche amministrazioni a dotarsi sempre in forma maggiore di strumenti telematici, nel rispetto dell’efficienza del processo e della trasparenza della comunicazione.
Ad oggi, il mezzo digitale rappresenta una delle forme più accreditate per la conservazione sostitutiva e per lo scambio e veicolazione di immagini, documentazioni ed informazioni.
Il servizio offerto dalla Fondazione prevede l’individuazione di un corpus di documenti o immagini da sottoporre a digitalizzazione, l’acquisizione di copia digitale dell’originale tramite scanner fotografico a luce fredda o macchina fotografica professionale, l’elaborazione e indicizzazione del file ottenuto e la messa a disposizione tramite supporti di archiviazione mobili o piattaforme di condivisione in cloud.
In questa procedura il personale della fondazione è supportato dalla collaborazione di fotografi professionisti, di modo da poter garantire ai propri committenti la certificazione degli standard richiesti ed una strumentazione sempre al passo con i tempi.